Какие особенности кассовой дисциплины для ИП? Упрощенный порядок кассовой дисциплины для ип.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.

В 2017 - 2018 годах предприниматели поэтапно переходят на применение онлайн-касс. Эти изменения коснутся и предпринимателей, которые ранее могли не использовать кассовые аппараты в расчетах, в том числе ИП на ЕНВД. Кассовая дисциплина в 2017 году для таких предпринимателей не изменится. Как и ранее, они могут оформлять кассовые операции в общем или упрощенном порядке.

Онлайн-касса для ИП на ЕНВД

Кассовая дисциплина ИП на ЕНВД

Действующие правила кассовой дисциплины установлены Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014 . По общим правилам поступления наличности должны приходоваться в кассу (специально оборудованное для их хранения помещение) с оформлением приходного кассового ордера, выбытие наличных денег из кассы должно оформляться расходным кассовым ордером. Данные операции должны отражаться в кассовой книге. Кроме того, должен быть определен лимит остатка кассы, то есть предельный размер наличных денег, которые могут оставаться в кассе на конец дня, а сверхлимитные остатки должны сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Однако предприниматели на ЕНВД, так же как и другие предприниматели, могут соблюдать кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Они могут не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу при условии, что они ведут учет показателей для целей налогообложения. Они также могут не устанавливать лимит остатка кассы и хранить наличные деньги в кассе без ограничений.

Вместе с тем, предприниматели на ЕНВД должны соблюдать еще одно правило, а именно ограничение расчетов наличными деньгами - не более 100 тыс. руб. по одной сделке с другими предпринимателями или компаниями (

Порядок ведения кассовых операций регламентирован Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 года , согласно которому все индивидуальные предприниматели независимо от режима налогообложения (ОСНО , УСН , ЕНВД , ЕСХН) не обязаны:

• определять лимит остатка наличных денежных средств;
• хранить на банковских счетах наличные денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, свыше установленного лимита;
• оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами - приходными (расходными) кассовыми ордерами, вести кассовую книгу, при условии что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

• вправе расходовать из кассы наличные денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности (наличной выручки и страховых премий), на личные (потребительские) нужды, не связанные с ведением ими предпринимательской деятельности, без соблюдения предельного лимита наличных расчетов;
• могут по своему усмотрению распоряжаться денежными средствами, хранящимися на расчетном счете, переводить их на свой текущий счет, снимать со счета и использовать на любые цели, в том числе не связанные с предпринимательской деятельностью.

Вместе с тем при ведении кассовых операций и работе с наличными денежными средствами индивидуальные предприниматели должны соблюдать, в частности:

• правила допуска работников к работе с наличными денежными средствами. Кассовые операции ведутся работником (работниками), определенным индивидуальным предпринимателем (например, в приказе) с установлением ему должностных прав и обязанностей, с которыми кассир (старший кассир) должен ознакомиться под подпись;
• мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств (который индивидуальный предприниматель вправе определить самостоятельно);
• цели расходования наличной выручки в рамках предпринимательской деятельности (например, расходовать наличную выручку при расчетах по договорам аренды недвижимого имущества, выдаче (возврату) займов нельзя);
• предельный размер расчета наличными с другими организациями и индивидуальными предпринимателями. Предельный размер (лимит) расчетов наличными денежными средствами по одному договору составляет 100 тыс. руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

Оформление кассовых операций

Правилами кассовой дисциплины индивидуальный предприниматель, которые ведут учет для целей налогообложения в установленном порядке, освобождается от обязанности:

• заполнения расходного кассового ордера (когда наличные денежные средства выдаются из кассы);
• заполнения приходного кассового ордера (в случае приёма наличных денежных средств);
• ведения кассовой книги .

Необходимо учитывать: в случае если не выписываются расходные кассовые и приходные кассовые ордера, сложно контролировать продавцов, которые принимают денежные средства, поскольку отсутствует подтверждение денег конкретным сотрудником.

С другой стороны, подобный шаг вполне обоснован, если индивидуальный предприниматель работает один и лично получает денежные средства.

Поступивший объем выручки можно подтвердить кассовыми чеками, Z-отчётами, бланками строгой отчётности .

Выплаты работникам (наличными) отражаются в расчётно-платёжной ведомости (форма T-49) и в платёжной ведомости (форма Т-53).

Индивидуальными предпринимателями на УСН учёт всех операций осуществляется с применением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР).

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Согласно п.1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка ведения кассовой дисциплины и работы с денежной наличностью грозит штрафом для ИП в размере от 4 000 до 5 000 рублей.

Кассовая дисциплина в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

Законодательство в сфере бухгалтерского и налогового учёта непрерывно меняется. Это касается перечня документов для регистрации организации , условий работы на различных режимах налогообложения, правил приёма иностранных работников , оформления кассовых операций и многих других положений, регулирующих предпринимательскую деятельность.

В этих условиях необходимо постоянно отслеживать все изменения законодательства. Это можно делать самостоятельно, осуществляя поиск изменений в специализированных изданиях, на сайтах и интернет-форумах. Вы тратите кучу времени и нервов, зато почти уверены в том, что ничего не пропустили. Если же «почти» Вас не устраивает, то просто используйте в работе интернет-бухгалтерию «Моё дело».

Этот глобальный информационный комплекс, обладающий полной базой актуальных бланков, а также нормативных и законодательных актов в сфере трудового, бухгалтерского и налогового законодательства. Обновление базы происходит круглосуточно в режиме онлайн.

Сервис позволяет легко и корректно заполнять, сохранять и распечатывать любые документы, которые необходимы при ведении деятельности в рамках соблюдения кассовой дисциплины. При использовании интернет-бухгалтерии Вы всегда будете работать в соответствии с действующими нормами и правилами!

Помимо этого система даёт возможность формировать любую отчётность на ОСНО и специальных налоговых режимах (УСН, ЕНВД). При этом Вам требуется заполнить лишь несколько простых полей. При такой автоматизации расчётов возможность возникновения ошибки исключена. Готовые документы можно распечатать или сразу отправить по электронной почте в налоговую службу, а также в ПФР, ФСС, ФСГС.

В системе «Моё дело» Вы быстро и абсолютно верно рассчитываете налоги и социальные вычеты, зарплату и отпускные, больничные и страховые взносы. Помимо точных и правильных расчётов, сервис позволяет формировать платёжные поручения и сразу перечислять налоговые и другие обязательные платежи за счёт интеграции с банками и платёжными системами!

В какие сроки представлять отчётные формы и уплачивать налоги? Этот вопрос снят с Вашей повести дня при использовании интернет-бухгалтерии «Моё дело». Благодаря персональному налоговому календарю Вы всегда заранее будете знать о приближающихся датах. Соответствующие уведомления могут быть настроены на Ваш телефон или электронную почту.

В работе постоянно возникают вопросы, на которые срочно нужно найти ответ. Если Вы пользуетесь сервисом «Моё дело» - это не проблема. Эксперты сервиса круглосуточно консультируют Вас по любым вопросам налогообложения и бухучёта.

Вы хотите вести учёт в современном формате? Тогда всё, что Вам требуется, - зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии , чтобы работать быстро, чётко и грамотно!

Узнать подробнее про:

1 июня 2014 года вступили в силу два документа Банка России: Указание от 07.10.2013 № 3073-У об осуществлении наличных расчетов и Указание от 11.03.2014 № 3210-У об упрощенном порядке ведения кассовых операций.

Что изменилось в порядке кассовых операций?

Кассовые операции – это операции по выдаче и приему наличных денег, и хотя ИП теперь могут не оформлять их кассовыми документами, на практике выходит, что отказаться от них смогут далеко не все предприниматели.

Внимание! Изменения с 2017 года. Читайте нашу новую статью:

Новый порядок ведения кассовых операций предполагает, что индивидуальные предприниматели имеют право:

• не оформлять приходные и расходные кассовые ордера;
• не устанавливать лимит остатка наличности в кассе на конец рабочего дня;
• не вести кассовую книгу.

В каких случаях прием и выдача наличности должны оформляться документами?

В пункте 6 Указания № 3210-У говорится, что выдача зарплаты и других выплат работникам наличными деньгами оформляется расходным кассовым ордером (0310002). В п. 5 этого же документа сказано, что прием наличных денег индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор, проводится по приходному кассовому ордеру (0310001).

Таким образом, все ИП, производящие выплаты своим работникам наличностью, а также получающие наличные деньги от любых лиц, должны продолжать применять (ПКО) и (РКО) кассовые ордера, но тогда и кассовую книгу для их учета надо тоже вести. Не забудьте только переиздать приказ о порядке ведения кассовых операций, т.к. прежний приказ (если он у вас был) ссылался на Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П, которое утратило силу.

Если индивидуальный предприниматель не выдает зарплату наличностью, и не получает ни от кого наличных денег, то теоретически он может не вести кассовые документы, если бы не одно условие – внесение данных в КУДиР производится на основе первичных документов. Такими документами о приеме и выдаче наличных денег являются те же ПКО и РКО. Не ведут же КУДиР только предприниматели, работающие на ЕНВД. В результате, воспользоваться правом не вести кассовые документы могут только ИП на ЕНВД, которые не выплачивают наличные деньги работникам и не совмещают ЕНВД с другими налоговыми режимами.

Лимит кассы по новым правилам

Что касается лимита остатка наличности в кассе, то теперь эти ограничения сняты для ИП полностью. Раньше за хранение в кассе сверхлимитной выручки предприниматель мог быть оштрафован по ст. 15.1 КоАП РФ на сумму до 5000 рублей.

Если вы решите воспользоваться такой возможностью, то этот выбор надо отразить в учетной политике ИП и не забыть отменить прежний приказ об установлении лимита. В новом приказе о порядке ведения кассовых операций надо будет указать, что лимит остатка наличных денег в кассе не применяется на основании Указания № 3210-У. Если же старый приказ не отменять, то положения о лимите будут продолжать для вас действовать.

На свои личные нужды ИП может теперь тратить деньги из кассы

Указание № 3073-У теперь прямо разрешает ИП выдачу из кассы наличных денег на личные нужды, которые не связаны с предпринимательской деятельностью. Раньше Центробанк оговаривал возможность расходования денег на такие цели только в отношении средств, полученных с банковского счета.

При этом, если предприниматель оформляет кассовые документы, то выдачу денег из кассы на свои нужды надо оформить расходным кассовым ордером. В основании выплаты указывают «Выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды».

Упрощенный порядок кассовой дисциплины для ИП обновлено: Декабрь 3, 2018 автором: Все для ИП

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Комментарии

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?