Возложить функции и обязанности администратора служба почта. Должностная инструкция администратора образец

Должностная инструкция администратора — инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОБРАЗЕЦ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── ───────────────────

(подпись) (инициалы, фамилия)

Общие положения

1.1. Администратор относится к категории специалистов.

1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. (Должностная инструкция администратора образец)

1.3. Администратор должен знать:

1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:

Уставом (Положением) _______________________________________________;
настоящей должностной инструкцией;
_____________________________________________________________________

1.5. Администратор подчиняется непосредственно ________________________ (наименование должности руководителя).

1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

Функции

2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.

2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.

Должностные обязанности

А дминистратор исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании. (Должностная инструкция администратора образец)

3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3.11. ________________________________________________________________ (иные обязанности).

Права

А дминистратор имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации. (Должностная инструкция администратора образец)

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4.6. _________________________________________________________________ (иные права).

Ответственность

5.1. Администратор привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; (Должностная инструкция администратора образец)
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Администратор» (Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21.08.1998 N 37), _________________________________ (реквизиты иных актов и документов). (Должностная инструкция администратора образец)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ____________________________________________________________ (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). (Должностная инструкция администратора образец)

6.3. ___________________________________________________________________.

Образцы документов

© Должностная инструкция администратора образец

УТВЕРЖДАЮ ДИРЕКТОР САЛОНА КРАСОТЫ

_____________________________________

«____»____________________2009 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Администратор салона красоты относится к категории руководителей предприятий бытового обслуживания, розничной торговли. Принимаются на работу и увольняются директором фирмы.

1.2. Основными задачами администратора является осуществление руководства и координация деятельности салона, связанные с обслуживанием клиентов, ведение розничной торговли косметическими средствами.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно директору салона красоты.

1.4. В своей работе администратор руководствуется:

Постановлениями, распоряжениями, приказами и другими документами вышестоящих и других органов, касающихся особенностей предприятий бытового обслуживания и торговли;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Правилами и нормами охраны труда и техники безопасности на предприятиях бытового обслуживания и торговли, производственной санитарии и противопожарной защиты;

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Должностные инструкции администратора салона красоты включают:

2.1. Организацию, планирование и координацию деятельности салона, направленную на сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов.

2.2. Контроль за эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности салона, сокращение издержек.

2.4. Обеспечение персонала всеми необходимыми для работы препаратами и аксессуарами.

2.5. Организация учета, составление и своевременное предоставление отчетности (расход материалов) по расходным статьям в процессе деятельности салона.

2.6. Соблюдение правил работы на ККМ (выдача чеков) и торговля (наличие прейскурантов, накладных, сертификатов)

2.7. Принимать оплату за оказанные услуги от клиента.

2.8. Организация работы с персоналом включает в себя:

Контроль за своевременным приходом мастеров на работу;

Контроль за внешним видом мастеров (униформа);

Контроль за наличием инструментов мастера;

Составление графика (не менее 2-х мастеров в смену по профилю);

Выдача и фиксирование материалов, необходимых для работы мастера.

2.9. Контроль за соблюдением чистоты (мусор, грязная посуда, зона продаж, солярий, несвоевременно подметенный мастером пол после клиента, подготовленное рабочее место перед каждым клиентом), правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов и ведении торговой деятельности.

2.10. Контроль за повышением профессионального мастерства персонала:

Запись по просьбе мастеров на семинары и тренинги по согласованию с руководством

2.11. Организация и эффективное общение с клиентами салона красоты:

Консультирование клиентов по телефону, а также осуществление записи клиентов с точным описанием услуг и цен;

Встреча клиентов салона, предложение чая, кофе;

Уточнение заказа клиента с предложением прейскуранта, действующих акций;

Распределение клиентов по мастерам;

Помощь клиенту при знакомстве клиента с мастером;

Ведение предварительной записи клиентов (в т. ч. по телефону);

Ведение книги отзывов клиентов о работе персонала;

Консультирование клиентов в процессе продаж по интересующим их вопросам;

Подбор приятной музыки для салона;

Урегулирование возможных конфликтных ситуаций (адекватная оценка конфликта)

Периодический телефонный или электронный контакт с клиентами в поздравительных целях.

2.12 Повышение уровня профессионального мастерства на следующих условиях:

Первые 3 месяца с момента трудоустройства администратора салона красоты оплата программ, повышающих профессиональный уровень администратора, полностью компенсируется администратором;

Администратор обязуется отработать в салоне красоты 6 месяцев с момента последнего посещения программы, оплаченной средствами работодателя, повышающей его профессиональный уровень.

2.13 Оказание содействия руководству в случае возникновения потребности в администраторе в другом салоне в рамках существующей сети.

2.14 Выполнение разовых поручений руководства.

3. ПРАВА

3.1. Администратор салона устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.

3.2. Назначение и увольнение сотрудников производится по согласованию с директором.

3.3. Наложение штрафов на сотрудников

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности оборудования, косметической продукции.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Приобретать средства, предлагаемые салоном красоты для продажи, а также пользоваться услугами, которые оказываются салоном красоты, в соответствии с прейскурантом, расположенном в приложении № 1.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор несет ответственность за:

4.1. Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям.

4.2. Нетактичное отношение к клиентам и персоналу.

4.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.4. Неправомерные действия с документами и информацией о деятельности предприятия, сохранение коммерческой тайны о работе предприятия.

4.5. Организацию эффективной работы салона, рост продаж и экономное расходование материалов.

4.6. Дисциплинарная, материальная и иная ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством.

5. ШТРАФЫ И ВЗЫСКАНИЯ

5.1 За опоздание на работу без предварительного предупреждения
директора (за день) с администратора взыскивается сумма в размере 600 руб. – опозданием на работу расценивается время приходу после 9-45 в салоне, после 10-30 в парикмахерских.

5.2 Невыход администратора на работу без предварительного предупреждения (за 2 днярублей.

5.4 За пользование услугами салона красоты в рабочее время, а также за пособничество в оказании услуг другим сотрудникам салона в рабочее время этих сотрудников - штраф 1200 руб.

Директор салона красоты "Название салона"
Ф. ИО. Директора

Подпись_________

«___»____________2009 г.

С инструкцией ознакомлен(а) _________________________

паспорт______№___________

проживающий(ая) по адресу: ____________________________________________________

подпись___________________

Администратор салона красоты является первым человеком, с которым общаются посетители и потенциальные клиенты. Это – лицо всей компании, от профессионализма и компетентности которого во многом зависит, выберет ли человек данный салон, или предпочтет другой. Кроме общения с посетителями, в обязанности администратора входит организация работы основных сотрудников салона – парикмахеров, мастеров маникюра, визажистов.

Администратор должен уметь расположить к себе посетителя, помочь выбрать ему подходящие процедуры, определить время приема, произвести денежные расчеты. В случае возникновения конфликтных ситуаций в салоне именно администратор должен попытаться их сгладить и устранить.

И, хотя на сегодняшний день рынок труда является перенасыщенным, многие руководители салонов красоты жалуются, что найти грамотных и компетентных администраторов достаточно сложно.

Потратив огромные средства на дизайнерский ремонт, оборудование и рекламу салона, но не найдя профессионального администратора, все усилия могут оказаться напрасными. Именно поэтому организованные и ответственные администраторы во многих салонах на вес золота.

Требования, предъявляемые к администратору

Администратор салона красоты – преимущественно женская профессия. Чаще всего возраст специалистов, занимающих эту должность, составляет от 20 до 40 лет. Приятная, ухоженная внешность является одним из условий приема на работу.

Кроме этого, человек, претендующий на должность администратора, обязан:

понимать особенности работы сотрудников салона (парикмахеров, косметологов и других специалистов);
знать перечень и специфику услуг, предоставляемых в салоне;
разбираться в косметике и косметических процедурах;
уметь организовывать работу коллектива салона;
знать основы этики и психологии;
обладать коммуникабельностью и стрессоустойчивостью;
уметь работать с компьютером и другой оргтехникой.

В работе администратора могут пригодиться навыки проведения маркетинговых акций и мероприятий. Наличие опыта работы добавит дополнительных преимуществ кандидату на соответствующую вакантную должность.

Какого-либо специального образования при приеме на эту должность не требуется.

Впрочем, медицинское образование или курсы косметологов могут помочь администратору быстрее разобраться в тонкостях работы салона, а значит, и разъяснять эти тонкости клиентам.

Обязанности администратора салона красоты

Администратор салона красоты обязан выполнять следующие функции:

консультировать посетителей салона по вопросам оказываемых услуг и сопутствующих товаров;
осуществлять запись клиентов к специалистам салона, вести внутреннюю документацию;

контролировать сохранность материальных ценностей салона;
выполнять организационные мероприятия, направленные на устранение причин, послуживших основанием для претензий клиентов;
следить за чистотой и порядком в салоне и на прилегающих территориях;
осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины, норм охраны труда, правил безопасности;
информировать руководство о проблемных вопросах работы салона;
предотвращать и ликвидировать конфликтные ситуации.

В некоторых случаях администраторы могут выполнять другие функции: проводить анкетирование посетителей, раскладывать продукцию в витринах, продавать средства по уходу и организовывать рекламные акции.

Некоторые особенности работы

Администратор, как правило, получает фиксированный оклад и проценты – от общей выручки салона и от личных продаж. Режим работы преимущественно такой: два рабочих и два выходных дня, время работы – 12 часов. При таком графике средняя заработная плата в регионах России составляет 25 тысяч рублей.

Чтобы успевать выполнять все перечисленные функции, администратор должен досконально знать все нюансы работы салона, разбираться в законах поведения потребителей товаров и услуг.

Кроме этого, он должен руководствоваться принципом безапелляционной правоты клиента.

Хороший администратор всего за несколько минут успевает расположить к себе посетителя, получить информацию о его предпочтениях, сформировать правильное мнение о салоне и, самое главное, убедить его воспользоваться предоставляемыми услугами. Одних знаний для этого недостаточно: здесь нужна работа на результат, которая во многом зависит от желания специалиста внести личный вклад в общее дело.

Таким образом, быть администратором – это своего рода искусство. Здесь важно искреннее желание человека приносить пользу, помогать клиентам, проявлять внимание к мелочам. Талантливый администратор выступает примером и для других сотрудников, которые будут на него равняться. А это, в свою очередь, повышает количество постоянных клиентов салона и усиливает позиции салона.

Администратор салона красоты первым встречает посетителей в стенах заведения, поэтому именно от его поведения, отношения к делу, профессиональных и личностных качеств будет зависеть авторитет и популярность фирмы среди клиентов. Без преувеличения можно назвать администратора «лицом компании».

Несмотря на распространенность подобной профессии, найти действительно грамотного и компетентного специалиста, непросто. Не секрет, что многие салоны сегодня испытывают дефицит клиентов, что в немалой степени связано с заинтересованностью администратора в добросовестном выполнении своих обязанностей.

История профессии

Первые салоны красоты современного типа появились примерно в середине 20 века, соответственно, именно тогда и возникла профессия администратора салона красоты. В настоящий период более половины активного населения пользуются услугами beauty-индустрии, что свидетельствует о высокой заинтересованности в развитии профессии администратора в данной сфере.

Должность является востребованной и популярной, количество претендентов на нее ежегодно увеличивается. В основном, это женщины, но встречаются и представители сильного пола, достаточно органично выполняющие свои профессиональные обязанности и пользующиеся уважением клиентов, среди которых также немало мужчин.

Описание должности и основных принципов работы

Администратор является координатором работы всех специалистов салона (парикмахеров, визажистов, косметологов, массажистов, инструкторов и др.), а также пребывания клиентов в стенах заведения здоровья и красоты. Именно он встречает посетителей, помогает им подобрать подходящие процедуры и дополнительные услуги, осуществляет денежные расчеты, сопровождает до знакомства со специалистами. От него во многом зависит грамотное и эффективное взаимодействие с клиентами, правильно спланированный рабочий день, общая атмосфера в коллективе.

Основной задачей администратора салона красоты является реклама продукции и услуг своего заведения, а также осуществление действий по привлечению и удержанию клиентов. Специалист должен обладать такими необходимыми качествами , как: профессионализм, организованность, ответственность, пунктуальность, ухоженность, хорошие манеры.

После того, как посетитель зашел в салон, сотруднику необходимо поздороваться с ним, пройти на свое рабочее место, представиться и познакомиться с клиентом. Далее следуют ответы на вопросы и консультации, для чего рекомендуется начать разговор с потенциальным клиентом о его желаниях и предпочтениях по улучшению собственной внешности. На администраторе лежит непростая задача – максимально заинтересовать человека, дать ему самое подробное представление об услугах салона, добиться того, чтобы он неоднократно записался на какие-либо услуги или процедуры.

Во время общения с клиентом, необходимо как минимум один раз назвать его по имени. Если управляющий не знает ответа на заданный об услугах или продуктах салона вопрос, рекомендуется попросить клиента подождать лично или по телефону и затем, подготовившись, предоставить ответ. В первое посещение есть смысл провести мотивирующую экскурсию по салону, показать кабинеты, оборудование, кратко рассказать об услугах и косметических продуктах заведения. Для создания комфортной, уютной обстановки можно предложить клиенту выпить чашечку чая или кофе, полистать журналы.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Возможные места работы

Вся система индустрии красоты на сегодняшний день переживает бурное развитие, поэтому должность администратора невероятно востребована.

Его рабочим местом могут быть различные типы заведений, связанных с заботой о внешности и здоровье людей:

студии маникюра и педикюра;
центры эстетической медицины;
spa-центры.

В зависимости от конкретного места работы, требования к специалисту, а также исполняемые им обязанности, могут изменяться или дополняться.

Должностные обязанности

Администратор салона красоты – важная и часто незаменимая фигура в деятельности заведения.

Его фактически можно назвать «правой рукой» руководителя, поскольку малый бизнес, как правило, предполагает небольшой при максимально объемном списке обязанностей каждого из сотрудников.

В соответствии с основной целью профессиональной деятельности администратора салона красоты, – организацией качественного обслуживания клиентов, – можно выделить следующие его должностные обязанности :

На него могут быть возложены и дополнительные обязанности по договоренности с руководством заведения:

разработка и проведение презентаций услуг салона;
проведение опросов клиентов, исследование их предпочтений;
сотрудников;
обеспечение чистоты и порядка в помещениях салона и на прилегающих территориях.

Функции и обязанности данного сотрудника рассмотрены в следующем видеосюжете:

Основные требования к данному специалисту

Управляющий салона красоты должен соответствовать ряду предъявляемых требований. В частности, специалист должен знать :

В то же время к специалисту предъявляются требования в отношении следующих умений и навыков :

наличие управленческих навыков, умение сорганизовать коллектив;
навыки работы офис-менеджера;
умение проводить маркетинговые исследования и рекламные акции;
искусство оформления помещения салона и витрин, основы мерчендайзинга;

Кроме того, желательно наличие опыта работы по специальности, обладание такими качествами , как: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, ответственность, чистоплотность, наличие привлекательной и ухоженной внешности, возраст от 20 до 40 лет, пол значения не имеет.

Как стать профессионалом в данной сфере

Получить основные знания по организации работы администратора салона красоты можно на краткосрочных курсах и семинарах (длительностью до 1 месяца), специального образования для занятия данной должности не требуется.

Существенным плюсом будет являться наличие медицинского или психологического образования, прохождения курсов парикмахеров или косметологов – для того, чтобы с легкостью разбираться в особенностях предоставляемых клиентам в салоне процедур.

Уровень заработной платы

Заработная плата формируется из фиксированного оклада, процента от общей выручки салона, а также процента от личных продаж. Режим работы длится обычно 12 часов, наиболее распространенными являются графики «5/2» и «2/2». Зарплата в среднем составляет 20-35 тыс. рублей в зависимости от региона.

В результате проведенных маркетинговых исследований был выявлен парадоксальный факт: многие клиенты регулярно посещают избранные магазины или салоны красоты не потому, что их интересуют конкретные товары или услуги, а из-за вежливого, доброжелательного отношения к ним отдельных продавцов или администраторов. Замечено, что грамотный, компетентный, приятный в общении администратор способен поднять продажи услуг салона в несколько раз. Поэтому, рекомендуется отнестись к поведению, обязанностям и внешнему виду данного специалиста со всей серьезностью и ответственностью.

Правила проведения продаж администратором в салоне красоты изложены в следующем видеоуроке:

Должностная инструкция администратора регламентирует трудовые взаимоотношения. Она содержит функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, требования к опыту, образованию.

Документ создает руководитель подразделения. Утверждает генеральный директор организации.

Предоставленную ниже типовую форму можно использовать при подготовке должностной инструкции администратора торгового зала, фитнес клуба, магазина, гостиницы, салона красоты, ресторана (кафе) и т.п.

Ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специализации учреждения.

Образец типовой должностной инструкции администратора

Администратор магазина

Администратор магазина налаживает и управляет работой торгового заведения, оформляет помещения. Специалист следит за расположением товаров, наличием и верностью содержания ценников. В его задачи входит соблюдение правил торговли, консультирование посетителей.

Специфические обязанности администратора магазина:

1. Контроль своевременного пополнения ассортимента товаров, применения технологического, торгового оборудования.

2. Принятие мер к ускорению обслуживания посетителей.

3. Участие в приеме, учете товарно-материальных ценностей.

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы встречает, регистрирует, размещает посетителей заведения. В его обязанности входит обеспечение своевременной доставки багажа клиента в номер, информирование о правилах учреждения, услугах.

Специфические обязанности администратора гостиницы:

1. Выдача ключей клиентам.

2. Передача корреспонденции, адресованной клиентам.

3. Обеспечение исправного функционирования, своевременного ремонта оборудования.

4. Контроль за исполнением дисциплины со стороны клиентов.

Администратор салона

Администратор салона красоты записывает, принимает клиентов учреждения. В его задачи входит обеспечение комфортного пребывания, обслуживания посетителей, консультирование об услугах, акциях заведения.

Специфические обязанности администратора салона красоты:

1. Отпуск продукции, представленной в учреждении.

2. Налаживание организационного, технического обеспечения деятельности персонала заведения.

3. Планирование графика посещения специалистов учреждения.

Администратор ресторана (кафе)

Администратор ресторана (кафе) управляет работой заведения. Он подбирает персонал, обучат его, встречает, провожает посетителей, налаживает трудовые процессы, разрешает вопросы, рассматривает предложения, замечания посетителей.

Специфические обязанности администратора ресторана (кафе):

1. Ведение коммуникации с деловыми партнерами, контрагентами, государственными органами.

2. Составление планов деятельности заведения.

3. Ведение закупок товаров, услуг.

4. Контроль финансовых, текущих отчетных документов.