Как в экселе добавить выбор из списка. Excel: выбор из списка

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты . Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора . Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» - «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.

Как сделать выпадающий список в Excel

Как сделать выпадающий список в Excel 2010 или 2016 с помощью одной командой на панели инструментов? На вкладке «Данные» в разделе «Работа с данными» найдите кнопку «Проверка данных». Нажмите на нее и выберите первый пункт.

Откроется окно. Во вкладке «Параметры» в выпадающем разделе «Тип данных» выберите «Список».


Снизу появится строка для указания источников.


Указывать информацию можно по-разному.

Сначала назначим имя. Для этого создайте на любом листе такую таблицу.

Выделите ее и нажмите правую кнопку мыши. Щелкните по команде «Присвоить имя».

Введите имя в строку сверху.

Вызовите окно «Проверка данных» и в поле «Источник» укажите имя, поставив перед ним знак «=».


В любом из трех случаев Вы увидите нужный элемент. Выбор значения из выпадающего списка Excel происходит с помощью мыши. Нажмите на него и появится перечень указанных данных.

Вы узнали, как создать выпадающий список в ячейке Excel. Но можно сделать и больше.

Подстановка динамических данных Excel

Если Вы добавите какое-то значение в диапазон данных, которые подставляются в перечень, то в нем изменения не произойдет, пока вручную не будут указаны новые адреса. Чтобы связать диапазон и активный элемент, необходимо оформить первый как таблицу. Создайте вот такой массив.

Выделите его и на вкладке «Главная» выберите любой стиль таблицы.


Обязательно поставьте галочку внизу.

Вы получите такое оформление.

Создайте активный элемент, как было описано выше. В качестве источника введите формулу

Чтобы узнать имя таблицы, перейдите на вкладку «Конструктор» и посмотрите его. Можете поменять имя на любое другое.


Функция ДВССЫЛ создает ссылку на ячейку или диапазон. Теперь ваш элемент в ячейке привязан к массиву данных.

Попробуем увеличить количество городов.


Обратная процедура - подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:

Адрес_ячейки

Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу

Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

Откройте окно настройки выпадающего списка и выберите «Любое значение» в разделе «Тип данных».

Ненужный элемент исчезнет.

Зависимые элементы

Иногда в Excel встречается необходимость создания нескольких перечней, когда один зависит от другого. Например, каждый город имеет несколько адресов. При выборе в первом мы должны получить только адреса выбранного населенного пункта.


В этом случае дайте имя каждому столбцу. Выделите без первой ячейки (названия) и нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Присвоить имя».

Это будет название города.


При именовании Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода Вы получите ошибку, так как имя не может содержать пробелов, символов подчеркивания, специальных символов и т.д.


Поэтому переименуем эти города, поставив нижнее подчеркивание.


Первый элемент в ячейке A9 создаем обычным образом.


А во втором пропишем формулу:

ДВССЫЛ(A9)

Сначала Вы увидите сообщение об ошибке. Соглашайтесь.

Проблема в отсутствии выбранного значения. Как только в первом перечне будет выбран город, второй заработает.

Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском

Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти.
Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.


Для второго перечня нужно ввести формулу:

СМЕЩ($A$1;ПОИСКПОЗ($E$6;$A:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A:$A;$E$6);1)

ПОИСКПОЗ возвращает номер ячейки с выбранным в первом списке (E6) городом в указанной области SA:$A.
СЧЕТЕСЛИ считает количество совпадений в диапазоне со значением в указанной ячейке (E6).

Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.

Мультивыбор

Часто нам необходимо получить несколько значений из набора данных. Можно вывести их в разные ячейки, а можно объединить в одну. В любом случае необходим макрос.
Нажмите на ярлыке листа внизу правую кнопку мыши и выберите команду «Просмотреть код».


Откроется окно разработчика. В него надо вставить следующий алгоритм.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:F2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Обратите внимание, что в строке

If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then

Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.

Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список.

При выборе значения будут появляться под ним.

Следующий код позволит накапливать значения в ячейке.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("E7")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для прочитайте эту статью.


Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.

Отличного Вам дня!

Табличный редактор от компании Microsoft пользуется огромной популярностью. Такого успеха удалось добиться благодаря самому обширному функционалу среди всех редакторов, представленных на рынке программного обеспечения. Microsoft Excel является самым функциональным из них, но при этом он ещё и достаточно простой в использовании.

В любом случае, как бы то ни было, большинство пользователей даже не десятой части всего функционала не используют. Сегодня мы хотим рассказать Вам об одной интересной возможности – о создании раскрывающихся списков в Экселе. Наиболее часто они требуются для ведения баз данных небольших предприятий, поэтому если хотите сэкономить на услугах секретарши со знанием офисных программ – запоминайте!

Создаем раскрывающийся список в Экселе: способ первый

Заметьте, насколько легко пользоваться программой Excel – любые задачи решаются действительно в несколько кликов, достаточно потратить порядка пары минут на изучение функционала. Именно по этой причине MS Office, как пакет офисных программ, является самым продвинутым и популярным на рынке.

Есть и более быстрый способ создания выпадающего списка, однако, у него присутствует небольшой минус – такой список может быть расположен исключительно под элементами, которые должны в нём выводиться.

Создаем раскрывающийся список в Excel: способ второй

Поздравляем, сегодня Вы научились делать раскрывающиеся списки в Экселе двумя стандартными методами, без подключения дополнительных модулей.

При создании таблиц порой очень удобно использовать выпадающие (иначе говоря — раскрывающиеся) списки. Excel 2010 позволяет это делать несколькими способами. Рассмотрим их.

Способ 1. Создаем раскрывающийся список в Excel 2010, используя инструмент «Проверка данных»

Этот способ считается стандартным, поскольку он прост и удобен.

1. На свободном месте листа запишите все элементы раскрывающегося списка в столбик, каждый элемент — в своей ячейке.

2. Задайте имя диапазону ячеек. Для этого:

• кликните верхнюю ячейку списка и, зажав левую кнопку мыши, тяните курсор вниз, пока весь список не будет выделен.
• установите курсор в поле «Имя», слева от строки формул;
• введите имя списка и нажмите Enter.

Обратите внимание, имя списка всегда должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

3. Выделите ячейку в таблице, где должен будет размещаться выпадающий список.

4. Откройте вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Проверка данных». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Параметры». В выпадающем списке «Тип данных» выберите пункт «Список».

5. В строке «Источник» нужно указать адрес, откуда будет взяты элементы создаваемого списка. Адресом будет имя, которое вы присвоили диапазону ячеек. Задать адрес можно несколькими способами.

• Вписать вручную, поставив перед ним знак «равно», например, «=месяца». Регистр букв не важен.
• Щелкнув мышью в строке «Источник» (для активации), выделить курсором все элементы списка в таблице.

6. Если нужно создать сообщение для ввода, откройте одноименную вкладку. Напишите текст, который будет появляться рядом с ячейкой с раскрывающимся списком при ее выделении. На соседней вкладке — «Сообщение об ошибке», таким же образом можно написать текст, уведомляющий об ошибках.

7. Подтвердите ввод нажатием «ОК», и раскрывающийся список готов. Для его открытия нажмите на кнопку со стрелкой вниз, которая появится рядом с ячейкой, содержащей список.

Способ 2. Быстрое создание выпадающего списка

Выпадающий список в Excel 2010 можно создавать одним нажатием сочетания клавиш, но он может быть расположен только в одном месте — в ячейке под элементами списка.

1. Перечислите в столбик все элементы будущего выпадающего списка.

2. Выделите ячейку, находящуюся под последним элементом и нажмите сочетание клавиш «Alt» + «стрелка вниз» — список будет создан. Этот метод позволит задать ячейке значение одного из элементов.

Способ 3. Создание выпадающего списка как элемента управления

Для применения этого метода включите отображение вкладки «Разработчик»: откройте меню «Файл» — «Параметры» — «Настройка ленты». В столбце «Основные вкладки» отметьте галочкой пункт «Разработчик». Подтвердите действие нажатием «ОК» — вкладка будет создана.

1. Перечислите элементы будущего списка в столбик.

2. Из меню «Вставить» вкладки «Разработчик» выберите пункт «Элементы управления формы» — «Поле со списком».

3. Нарисуйте на листе курсором ваш будущий раскрывающийся список. Кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите из меню пункт «Формат объекта».

4. Значением поля «Формировать список по диапазону» должен быть список элементов — выделите его курсором, и поле будет заполнено автоматически. В поле «Связь с ячейкой» указывается адрес ячейки, где будет показан порядковый номер выделенного элемента. Выберите ячейку и кликните по ней. Поле «Количество строк списка» позволяет настроить, сколько элементов будет отображено при раскрытии списка.

5. Подтвердите ввод и нажмите «ОК». Список будет создан.

Способ 4. Создание выпадающего списка как элемента ActiveX

Самый сложный метод, но обладающий максимально гибкими настройками.

1. Создайте список вышеописанным способом.

2. Из меню «Вставить» вкладки «Разработчик» выберите пункт «Элементы ActiveX» — «Поле со списком».

3. Нарисуйте на листе будущий раскрывающийся список.

4. Опция, которая позволяет редактировать выпадающий список называется «Режим конструктора». Если данный режим активен — будет выделена одноименная кнопка в разделе «Элементы управления», рядом с кнопкой «Вставить». Если кнопка не выделена — режим редактирования отключен.

5. Для задания параметров списка нажмите кнопку «Свойства» того же раздела. Откроется окно настроек «Properties». Обе вкладки этого окна содержат одни и те же настройки, рассортированные в первом случае — по алфавиту, во втором — по категориям.

6. Большинство настроек можно оставить по умолчанию, а самое необходимое перечислено ниже.

• ListRows — аналог значения «Количество строк в списке», покажет, сколько строк будет отображаться.
• Font — настройки шрифта. Позволяет выбрать шрифт и его начертание.
• ForeColor — выбор из таблицы цвета шрифта.
• BackColor — цвет заднего фона.
• ListFillRange — расположение списка элементов в формате: лист(«!» — разделитель) и диапазон ячеек. Например: Лист2!D2:D6. Прописывается вручную.
• LinkedCell — связь с ячейкой. Вручную указывается адрес ячейки, где будет показываться порядковый номер выделенного элемента списка.

7. Сохраните настройки и деактивируйте режим конструктора нажатием на одноименную кнопку. Выпадающий список будет создан, а вы сможете проверить, как он работает.

Выпадающие списки в Microsoft Excel незаменимы при создании объемных таблиц, работе с базами данных. В чем же конкретно заключается удобство этого инструмента?
Если при заполнении таблицы некоторые данные периодически повторяются, нет необходимости каждый раз вбивать вручную постоянное значение — например, наименование товара, месяц, ФИО сотрудника. Достаточно один раз закрепить повторяющийся параметр в списке.
Ячейки списка защищены от введения посторонних значений, что снижает вероятность допустить ошибку в работе.
Таблица, оформленная таким образом, выглядит аккуратно.
В статье я расскажу, как в Экселе сделать выпадающий список в ячейк е и как с ним работать.

Формирование выпадающего списка

Один из распространенных примеров использования выпадающих списков – интернет-магазины, в которых вся продукция распределена по категориям – такая структура облегчает пользователям поиск по сайту.
Рассмотрим наглядно:

Все товары, перечисленные в таблице, нужно отнести к категории «Одежда». Чтобы создать выпадающий список для этого перечня, потребуется выполнить следующие действия:
Выделить любую ячейку, в которой будет создан список.
Зайти на вкладку «Данные», в раздел «Проверка данных».
В открывшемся окне выбрать вкладку «Параметры», а в перечне «Тип данных» вариант – «Список».
В появившейся строке необходимо указать все имеющиеся наименования списка. Сделать это можно двумя способами: выделить мышкой диапазон данных в таблице (в примере – ячейки А1-А7) или вбить названия вручную через точку с запятой.
Выделить все ячейки с нужными значениями, и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт «Присвоить имя».
В строке «Имя» указать наименование списка – в данном случае, «Одежда».
Выделить ячейку, в которой создан список, и вписать созданное имя в строку «Источник» со знаком «=» вначале.
Итоговый результат выглядит так. Это самый простой вариант выпадающего списка. В зависимости от версии Excel, действий может быть больше или меньше, но в целом, инструкция универсальна для любой программы.

Как добавлять значения в список

Иногда возникает необходимость дополнить уже имеющийся перечень. В раскрывающемся списке все новые пункты отображаются автоматически при добавлении. Однако чтобы связать диапазон ячеек с добавленным вновь элементом, список требуется оформить в виде таблицы. Для этого нужно выделить диапазон значений, найти на вкладке «Главная» пункт «Форматировать как таблицу» и выбрать любой понравившийся стиль, например.